ヘルプ・マニュアル
Roots の使い方ガイド
全 97 記事のオンラインマニュアル。初めての方でも、画面を見ながら手順通りに操作できる構成です。初期セットアップから日々の運用、国保連請求、実地指導対策まで網羅しています。
はじめに
8 記事初期セットアップ・ログイン・マイページ・基本操作
毎日の業務
9 記事送迎ルート編成・利用カレンダー・支援記録・連絡帳・打刻
児童・保護者
10 記事児童マスタ・受給者証・新規受入・見学アンケート・支援会議
人事・労務
19 記事職員マスタ・シフト・有給・給与計算・常勤換算・研修管理
経営・請求
9 記事国保連請求・加算実績・利用料請求書・上限管理・返戻対応・レポート
コンプライアンス
15 記事BCP・苦情・避難訓練・身体拘束・自己評価・委員会・運営指導準備
保護者向け
10 記事保護者ポータルの使い方(欠席連絡・記録閲覧・サイン・アンケート)
運転手向け
2 記事送迎セッション開始・GPS・乗降確認・到着通知の流れ
設定・運用
7 記事施設設定・職員招待・CSV/AI 一括取込・台帳エクスポート・サブスクリプション
困ったとき
8 記事パスワード忘れ・通知が来ない・打刻できない・印刷崩れ などの解決方法
はじめに
8 記事初期セットアップ・ログイン・マイページ・基本操作
Roots とは — システム全体像
Roots は児童発達支援・放課後等デイサービス事業所の運営を一気通貫で行うクラウドシステムです。
ログイン・ログアウト
事業所職員・保護者・運転手・外部参加者でログイン経路が異なります。
パスワードを忘れた / 再設定する
メール経由でパスワードリセットリンクを受け取り、新しいパスワードを設定します。
事業所の初期セットアップ
オーナーが /setup から事業所情報・運営規程・職員・児童を登録する初回フローです。
オーナーサイドバー・モバイルナビの使い方
サイドバーは6カテゴリで構成。ロールにより表示項目が変わります。
マイページ — 自分の情報を編集
職員が自分のプロフィール・履歴書・職務経歴書・実務経験証明書・打刻・有給・給与明細を確認・編集する画面です。
オーナー管理者職員料金プラン (Free / Custom / Full) と機能制限
6モジュール (送迎/勤怠/連絡帳/計画/請求/法定運用) から選択。Free は基本機能のみ、Full は全機能開放。
オーナーFree プランの上限と回避方法
Free プランは児童10名・支援記録月100件までです。上限に達するとアップグレード誘導が表示されます。
毎日の業務
9 記事送迎ルート編成・利用カレンダー・支援記録・連絡帳・打刻
送迎ルートを編成する
当日の送迎ルートを自動編成し、運転手アプリで GPS リアルタイム共有します。
利用カレンダー — 月間の利用予定を管理
児童ごとの月間利用予定を一画面で管理。受給者証の支給日数を超えないようガード付き。
支援記録・連絡帳を作成する
日々の支援記録(個別記録)を作成。保護者連絡帳と兼用、写真添付・テンプレ・電子サイン対応。
支援記録テンプレートを作成・編集
頻出する記録パターンをテンプレ化。職員ごとに自分のテンプレを保存可能。
日次会議録 (申し送り) を作成
朝礼・終礼での連絡事項を記録。職員全員に通知され、サインで既読確認。
衛生管理チェックを記録する
日次・週次・月次の衛生チェックリスト(消毒・トイレ・調理 等)をワンタップで記録。
保護者からの申請(振替/欠席/追加)を承認
保護者ポータルから来た申請を一括で確認・承認。承認すると利用カレンダーに自動反映。
一斉連絡を送る
保護者全体・特定グループ・職員全体に一斉メッセージ通知。台風や感染症発生時の緊急連絡に。
打刻 — 出退勤を記録
スマホ・PC からワンタップで出退勤を記録。GPS 必須/任意は事業所設定で切替可能。
オーナー管理者職員
児童・保護者
10 記事児童マスタ・受給者証・新規受入・見学アンケート・支援会議
児童マスタを登録・編集
利用児童の基本情報・受給者証・契約内容を一元管理する画面です。
児童詳細ページ — タブ別に全情報を確認
個別児童のすべての情報(基本・受給者証・利用履歴・記録・計画・写真・連絡帳)をタブで切替表示。
退所児童のアーカイブ
退所した児童をアーカイブ状態にして、アクティブ枠から外します。
受給者証期限アラート
受給者証の期限切れ・契約終了日の30日前にダッシュボード+通知でアラート。
新規利用児童の受入ワークフロー
見学→契約→利用開始までの 7 ステップを進行管理。書類提出状況を一画面で追跡。
見学アンケートの作成・集計
見学に来た保護者からその場でアンケート回収。QR コードで保護者スマホから回答可能。
個別支援計画 — 作成からモニタリングまで
アセスメント → 計画書作成 → 6ヶ月モニタリング → 計画更新の PDCA を一画面で運用。AI 下書き支援あり。
保護者対応履歴を記録
電話・メール・面談などすべての保護者とのやり取りを記録。クレーム・要望の証跡として残す。
ヒヤリハット・事故報告
事故・ヒヤリハット事例を記録 → 委員会で原因分析・再発防止策を検討。
支援会議(調整さん風)
保護者・関係機関を含めた支援会議を、メールアドレスだけで招待・出欠調整・議事録共有。
人事・労務
19 記事職員マスタ・シフト・有給・給与計算・常勤換算・研修管理
職員マスタを登録・編集
職員の基本情報・資格・雇用条件・常勤換算情報を一元管理。常勤換算自動計算の元データ。
職員詳細ページ — 全情報をタブ別表示
個別職員の基本情報・資格・勤怠履歴・有給残・給与履歴・研修受講履歴をタブで切替表示。
人員配置基準・常勤換算チェック
指定基準で必要な配置人数 (児発管1名、保育士/児童指導員 等) を自動計算し、過不足を表示。
シフトを作成・公開する
月単位のシフト表を職員別・日別に編集。職員からのシフト希望を反映し、公開後は職員アプリで閲覧可能。
職員のシフト希望を募集する
職員が自分の希望シフト (休み希望・勤務希望) を提出 → 管理者がシフト作成時に参照。
勤怠管理 — 打刻の確認・修正・承認
職員の打刻履歴を月別・日別に確認、打刻漏れ・修正申請を承認、月末締めを実施。
有給管理 — 付与・取得・残日数
法定通りの有給付与 (採用半年後に10日、その後勤続年数に応じて段階的) を自動計算。職員の取得申請を承認。
有給を申請する (職員側)
職員が自分のマイページから有給申請。承認状況をリアルタイムで確認。
オーナー管理者職員給与計算 — 月次の給与算出
勤怠データ + 雇用条件から月給・残業代・各種手当を自動計算。給与明細 PDF を一括生成。
給与明細を確認・配布
生成済みの給与明細 PDF 一覧と配布管理。職員別・月別で再 DL 可能。
給与明細を見る (職員側)
マイページから自分の給与明細 PDF を月別に確認・DL。
オーナー管理者職員法定研修管理 — コース作成・受講記録
虐待防止・身体拘束適正化・感染症対策など法定必須研修のコース管理と職員受講記録。年次計画自動チェック。
研修コース一覧と編集
過去の研修コース一覧、教材・出席簿・議事録の保管。
受講証明書を取得 (職員側)
自分が受講した研修の修了証 PDF を取得。転職時の実績証明にも使用可。
オーナー管理者職員職員サイン台帳 (規程同意・通達既読)
運営規程変更・重要通達への職員同意サインを電子で取得・台帳化。
職員健康診断記録
法定義務の年1回健康診断を職員別に記録。次回受診時期を自動アラート。
実務経験証明書を発行 (職員側)
転職・資格取得時に必要な実務経験証明書を、自分で記入 → 管理者署名で電子発行。
オーナー管理者職員車両管理
送迎車両の台帳管理。車検・自賠責・任意保険の期限アラート。
設備備品台帳
療育機器・玩具・什器・PC 等の備品を管理。減価償却・修繕記録。
経営・請求
9 記事国保連請求・加算実績・利用料請求書・上限管理・返戻対応・レポート
経営ダッシュボード — 売上・利益・KPI を一画面で
当月の売上見込・利用率・職員稼働率・主要 KPI をリアルタイム可視化。経営判断の起点。
オーナー管理者国保連 CSV 出力 (TI01/TI02/TI03)
当月の利用実績から国保連伝送用 CSV (TI01: 給付費明細, TI02: 上限管理結果票, TI03: サービス提供実績記録票) を自動生成。byte 一致保証。
オーナー管理者加算実績入力
当月実施した加算 (児童指導員等加配・専門的支援加算・関係機関連携加算 等) の児童別実績を入力。
オーナー管理者上限管理 (上限管理事業所機能)
世帯所得別の利用者負担上限月額 (0/4,600/37,200円) を超えないよう管理。複数事業所利用児の上限管理事業所として TI02 出力。
オーナー管理者利用者負担額証明書を発行
上限管理対象児の保護者に発行する月次の負担額証明書 PDF。
オーナー管理者返戻対応 — 差戻し請求の修正・再送
国保連からの返戻データを取込 → 該当請求修正 → 再送までの流れを管理。
オーナー管理者利用料請求書 (保護者負担分) を発行
上限月額を超えない範囲の利用者負担額 + 自費分 (お弁当・お預かり等) を統合した請求書 PDF。
オーナー管理者レポート — 月次・年次の集計
売上・利用率・加算取得率・職員稼働など各種 KPI を月次/年次で集計 → PDF/CSV 出力。
オーナー管理者台帳エクスポート — 全データ Excel/CSV 出力
実地指導対策で必要な「児童台帳・職員台帳・利用実績・加算実績・苦情記録 等」を Excel 形式で一括出力。
オーナー管理者
コンプライアンス
15 記事BCP・苦情・避難訓練・身体拘束・自己評価・委員会・運営指導準備
運営指導 (実地指導) 準備ダッシュボード
実地指導で確認される全項目 (35書類) のチェックリスト。Roots 内の該当ページへワンクリック遷移。
オーナー管理者月次自主チェックリスト
毎月実施推奨の運営チェックリスト (人員配置・研修・委員会・記録整備 等)。実地指導のセルフ予防。
オーナー管理者書類管理 — 全公式書類の保管庫
指定通知書・運営規程・契約書・重要事項説明書・各種マニュアル・行政提出書類を一元管理。
オーナー管理者公式書類自動生成 (加算届出書類等)
加算届出書類・人員配置体制等届出書 などの公式様式を、登録済みの職員・児童データから自動生成。
オーナー管理者掲示物管理
事業所内に掲示が義務の書類 (運営規程・苦情窓口・避難経路 等) を一覧管理。掲示確認サイン。
オーナー管理者委員会記録 (虐待防止/感染症対策/事故対策/身体拘束)
法定必須4委員会の議事録管理。年複数回の開催義務を自動チェック。
オーナー管理者避難訓練記録
法定必須の避難訓練 (火災・地震・水害 等) を年複数回実施 → 記録 → 振り返り。
オーナー管理者安全計画 (児童福祉法改正対応)
2024年4月施行の安全計画策定義務に対応。年次安全計画 + 研修 + 訓練の一元管理。
オーナー管理者BCP (事業継続計画) 管理
感染症・自然災害発生時の事業継続計画。年1回以上の見直し義務。
オーナー管理者苦情受付・対応記録
保護者・関係者からの苦情を受付 → 対応 → 解決 までを台帳管理。
オーナー管理者身体拘束記録
緊急やむを得ず身体拘束を行った場合の記録。3要件 (切迫性・非代替性・一時性) のチェック付き。
オーナー管理者地域連携記録
相談支援事業所・学校・医療機関・自治体との連携記録。関係機関連携加算の根拠。
オーナー管理者自己評価 (児童・保護者・職員アンケート)
児発ガイドライン準拠の自己評価アンケート。保護者・職員から回答収集 → 集計 → 公表まで一気通貫。
オーナー管理者WAMNET 報告 (情報公表制度)
事業所基本情報・職員配置・運営状況を WAMNET に提出する公表データの作成。
オーナー管理者行政提出 (変更届・事故報告書)
指定変更届・体制届・事故報告書 等の行政提出書類を作成・送信履歴管理。
オーナー管理者
保護者向け
10 記事保護者ポータルの使い方(欠席連絡・記録閲覧・サイン・アンケート)
保護者ポータルとは
事業所が発行した招待リンクから登録 → ログイン後、子の連絡帳・送迎位置・利用予定・請求書を確認できます。
保護者セルフ登録 (招待リンクから初回登録)
事業所が発行した QR コード/URL から保護者自身で初回登録。
保護者本日の様子を見る
本日の活動・写真・体調・食事・排泄 を一画面で確認。記録は職員から随時更新。
保護者連絡帳を読む・サインする
日々の支援記録 (連絡帳) を時系列で閲覧。確認後は電子サインで既読確認。
保護者利用カレンダーを見る
お子様の月間利用予定をカレンダー形式で確認。受給者証の支給日数進捗も表示。
保護者欠席・振替・追加利用を申請する
保護者から事業所への利用日変更申請。承認後に利用カレンダーへ反映。
保護者送迎位置をリアルタイムで見る
送迎中の車両位置を地図でリアルタイム確認。お迎え時刻の予測、到着 200m 圏内で自動通知。
保護者支援会議に参加する (出欠回答・議事録閲覧)
事業所からの支援会議招待にメール経由で出欠回答、確定後の議事録もポータルから閲覧。
保護者複数のお子様を切替える
兄弟姉妹で同事業所利用の場合、画面上部のドロップダウンでお子様を切替。
保護者保護者プロフィール編集
連絡先・緊急連絡先・パスワードの変更。お子様の情報も一部編集可能。
保護者
運転手向け
2 記事送迎セッション開始・GPS・乗降確認・到着通知の流れ
設定・運用
7 記事施設設定・職員招待・CSV/AI 一括取込・台帳エクスポート・サブスクリプション
施設設定 — 事業所情報・営業時間・送迎エリア
事業所の基本情報・営業時間・送迎範囲・職員体制等を一括管理。
オーナー管理者職員を招待する
職員のメールアドレスとロールを指定 → 招待メール送信 → 職員側でパスワード設定。
オーナー管理者児童 CSV 一括取込
既存利用児童一覧 (Excel/CSV) を一括取込。マッピング画面で項目を Roots 用にマッチング。
オーナー管理者職員 CSV 一括取込
既存職員一覧の一括取込。資格・雇用条件もまとめて投入可能。
オーナー管理者AI 一括取込 — PDF/Excel/手書きでもそのまま投入
既存の児童名簿・職員名簿・受給者証コピー・雇用契約書 PDF をそのままアップロード → AI が自動抽出してマッピング。
オーナー管理者請求書・支払い方法の管理 (Stripe ポータル)
Roots 月額の請求書 DL・支払い方法変更・領収書取得を Stripe ポータルで実施。
オーナー通知設定 (Web Push / メール)
Web Push 通知の有効化、メール通知の頻度設定。
オーナー管理者職員保護者
困ったとき
8 記事パスワード忘れ・通知が来ない・打刻できない・印刷崩れ などの解決方法
ログインできない
パスワード忘れ・アカウントロック・メールアドレス間違い 等の対処法。
通知が来ない
送迎通知・申請承認通知・連絡帳通知が届かない場合の対処法。
打刻できない
打刻ボタンが反応しない・GPS 取得失敗の対処法。
CSV 取込で失敗する
CSV 取込時のフォーマットエラー・文字化け対処。
PDF が崩れる・印刷できない
生成 PDF のレイアウト崩れ・文字化け対処。
送迎位置 / Realtime 通知が更新されない
保護者ポータルで送迎位置が動かない・Realtime データが古い場合の対処。
機能が「鍵マーク」で使えない
契約プランで使えないモジュールにアクセスした場合の対処。
サポートに問い合わせる
解決しない問題は Roots サポートへ。営業日24時間以内に返信。