児童発達支援・放課後等デイサービスの運営ソフト ROOTS
電話受付
出られなかった
電話に、AIが出て
用件を届けます。
いまの電話番号はそのままです。話中のときと、呼び出しても出られなかったときだけ、AIが応答して用件を録音します。AIが用件を振り分けたうえで、その日の当番の職員へ知らせます。
いまお使いの請求ソフトはそのままで、電話の受付だけを足せます。
01
出られない電話が転送される
話中と、呼び出しても出なかったときだけ。人が出た電話はここを通りません。
02
AIが応答して録音する
録音する事実と使いみちをお伝えしてから、AIが用件を録音します。
03
AIが用件を振り分ける
欠席・見学・営業・緊急・その他へ。緊急は決められた語で判定します。
04
その日の当番へ通知する
発信者の番号と用件を添えて届きます。緊急は静かな時間帯でも鳴らします。
電話の一日、ぜんぶ入っています。
朝の欠席連絡から、支援が動いている時間の着信、時間外の電話まで。人が出られなかった電話にAIが応答し、録音・用件の振り分け・当番への通知まで行います。折り返しが済むところまでがひとつの流れでつながっています。
01
出られない電話が転送される
話中のときと、呼び出しても出られなかったときだけ転送します。人が出られた電話は、この仕組みを通りません。
02
AIが応答して、録音をお伝えする
AIが電話に出て、録音する事実と使いみち（用件の確認と折り返し）を音声でお伝えしてから、録音を始めます。日中と時間外で案内は切り替わります。
03
AIが用件を録音する
AIが用件をうかがって録音します。1件あたり3分まで録れます。何も話さずに切られた電話も、かかってきた記録として1件残ります。
04
AIが用件を振り分ける
録音した用件を、AIが欠席の連絡・見学の希望・営業・緊急・その他に分けます。緊急かどうかは決められた語で判定し、AIの判断では覆しません。
05
その日の当番へ知らせる
振り分けた用件を、発信者の番号と一緒に通知します。緊急に当たった電話は、通知を静かにする時間帯でも鳴らします。
06
折り返して、消し込む
折り返しが済んだら対応済みにします。誰がいつ対応したかと、話した内容のメモが残ります。
できること
AIが受けるところから、折り返しの消し込みまで。出られなかった電話まわりでやることを、この中で終えられます。すべて今そのまま使える機能です。
AIが受電
出られない時だけ
AIの録音前の案内
目的を音声で伝える
時間帯での切替
日中と夜で案内が別
用件の録音
1件3分まで
用件のテキスト
一覧で内容を読む
AIの用件振り分け
5つの種類に分ける
緊急の判定
決められた語で確定
職員への通知
その日の当番に届く
夜間の緊急通知
静かな時間でも鳴る
折り返しの一覧
未対応が残り続ける
対応済みの消込
誰がいつ対応したか
録音音声の非表示
画面には出さない
この中に入っていないもの
- 職員への電話の取次ぎ
- こちらからの発信・一斉連絡
- 欠席の連絡の予定への反映
この商品が持つのは、出られなかった電話を受けて、用件つきで人へ渡すところまでです。かかってきた電話をそのまま職員につなぐ取次ぎと、こちらからかける発信は行いません。受けた欠席の連絡をその日の利用予定に反映するのは、職員の入力になります。
使い方
AIが出るのはどの電話か、何が残るか、どう知らされるかの3つです。図で先にお見せします。
01
人が出られた電話は、これまでどおりです。
いまの電話の使い方を止めません。番号も変わりません。出られなかったときだけ、AIが応答します。
- 1いま使っている事業所の番号のままです。保護者・関係機関・自治体への周知をやり直す必要はありません。
- 2電話会社の転送サービス（話中のときと、呼び出しても出なかったときだけ転送する設定）を使います。
- 3人が出られた電話は転送されないので、AIは応答せず、録音もされません。
人が出られたとき
これまでどおり職員が応対（この仕組みを通りません）話中・出られないとき
受付の番号へ転送録音の案内 → 用件を録音02
誰から何の用事かが、1件ずつ残ります。
出られなかった電話は消えずに残ります。留守番電話のように、頭から順に聞き直して探すところがありません。
- 1受電した時刻・発信者の番号・録音の長さ・用件が、1件の記録になります。
- 2何も話さずに切られた電話も、かかってきた記録として1件残ります。
- 3録音の音声は画面に出しません。残るのは用件のテキストと受電の記録です。
- 受電した日時転送されてきた時刻
- 発信者の番号非通知はそのまま「非通知」
- 録音の長さ秒数
- 用件の種類欠席／見学／営業／緊急／その他
- 判定のもと当たった語
- 折り返しの状態未対応／対応中／対応済み
- 対応した職員と時刻対応済みにした人
- 対応メモ折り返しで話した内容
03
緊急かどうかで、鳴り方が分かれます。
緊急かどうかは決められた語で判定し、AIの判断で覆しません。判定は完全ではないので、最後は人が読んで決める前提の作りにしています。
- 1「事故」「けが」「救急」などの語に当たった電話は、緊急として扱います。
- 2緊急は、通知を静かにする時間帯でも鳴らします。誰の端末に鳴らすかは事業所ごとに決められます。
- 3それ以外は、折り返しの電話としてその日の当番に届きます。
当たったとき
緊急として通知（静かにする時間帯でも鳴らします）当たらないとき
折り返しの電話として、その日の当番へ通知やったことが、記録として残ります。
「折り返したつもり」を作らないための仕組みです。受けた電話と、折り返しの済み・未済が、人の記憶ではなく画面の側に残ります。
1件も消えません
出られなかった電話は、無言で切られたものも含めて1件ずつ残ります。電話会社側の通話番号で重ねて見ているので、同じ電話が二重に並ぶこともありません。
折り返しの証跡
対応済みにするには、誰がいつ対応したかが必ず残る作りです。「対応済みなのに、誰がやったのか分からない」状態は作れません。折り返しで話した内容もメモとして残せます。
録音音声の扱い
録音の音声は画面に出しません。画面に出るのは用件のテキストと受電の記録だけです。開けるのは、記録を扱う権限のある職員に限られます。
通知の届き先
その日の当番として登録されている職員に届きます。誰の端末に鳴らすかは事業所ごとに決められます。緊急に当たった電話だけが、静かにする時間帯を越えて鳴ります。
この仕組みは、緊急時の連絡手段そのものの代わりにはなりません。命に関わる場面では119番など公的な窓口をご利用ください。株式会社INU（ROOTS 運営）は行政機関ではありません。
はじめにやるのは、この4つだけです。
児童の情報も、請求のデータも要りません。番号を変えないので、保護者や関係機関への周知もやり直しになりません。
01
受付用の番号を用意
こちらで用意してご連絡します。事業所での作業はありません
02
転送サービスの申し込み
話中のときと、呼び出しても出なかったときだけ転送する設定にします（無条件転送は使いません）
03
転送先の番号を設定
呼び出し時間は15〜20秒から始めて、実際の出やすさを見ながら調整します
04
テストの着信
外からかけて出ないまま待ち、画面に1件残るかを確かめます
転送の設定が終わった日から、14日間、実際の電話で試せます。初期費用はなく、期間中のカード登録も要りません。通話を録音するため、保護者への周知文のひな形をお渡しします。
よくある質問
- 電話番号は変わりますか。
- 変わりません。いまの番号のまま、出られなかったときだけ転送します。転送の設定は電話会社との契約（NTTのボイスワープなど）で、その申し込みは事業所で行っていただきます。転送先の番号のご案内と設定の手順はこちらでお渡しします。
- 電話にはAIが出るのですか。
- 転送されてきた電話にはAIが応答します。録音する事実をお伝えしてから用件を録音し、録音した用件を欠席の連絡・見学の希望・営業・緊急・その他に振り分けます。緊急かどうかは決められた語で判定し、AIの判断では覆しません。振り分けは完全ではないので、最後は人が読んで判断する前提の作りにしています。AIが行うのはここまでで、職員への取次ぎと、こちらからかける発信は行いません。
- 録音することは相手に伝わりますか。
- AIが録音を始める前に、録音する事実と使いみち（用件の確認と折り返し）を音声でお伝えします。日中と時間外で流れる案内は切り替わります。人が出られた電話は転送されないため、録音されません。
- 営業電話も残りますか。
- 残ります。AIが用件を「営業」に分けて一覧に並べます。振り分けは完全ではないので、最後は人が読んで判断する前提の作りにしています。
- 職員に電話をつなぐことはできますか。
- できません。AIが行うのは、出られなかった電話を受けて録音し、用件を添えて職員に知らせるところまでです。かかってきた電話をそのまま職員につなぐ取次ぎと、こちらからかける発信は行いません。
- 個人情報はどう扱われますか。
- 通話には児童の氏名や体調が含まれます。録音は国外のクラウド電話事業者のサーバーに保管され、文字にする処理と振り分けのために外部の事業者へ渡します。事業者名・保管場所・保存期間・削除の方法は、プライバシーポリシーと外部送信に関するお知らせに記載しています。保持期間は既定で90日に設定しています。
- 緊急の連絡はこれで足りますか。
- 足りません。この仕組みは、出られなかった電話を人へ引き継ぐためのもので、緊急時の連絡手段そのものの代わりにはなりません。命に関わる場面では119番など公的な窓口をご利用ください。
- 転送や通話の料金はどうなりますか。
- 電話会社の転送サービス（NTTのボイスワープなど）の利用料と、転送されたぶんの通話料は、事業所と電話会社との契約になります。お申し込みは事業所で行っていただきます。手順書をお渡しします。
株式会社INU（ROOTS 運営）は行政機関ではありません。通話の録音にあたっては、保護者への周知と事業所の規程の見直しが必要になる場合があります。制度上・規程上の要否の判断は、指定権者（都道府県・指定都市・中核市）や顧問の専門家にご確認ください。
資料ダウンロード
ROOTS 電話受付 サービス資料
出られなかった電話にAIが応答してから、用件を振り分けて職員の端末へ届くまでの流れと、1件の記録に残る項目をまとめています。いまの番号のまま始める手順も入っています。
資料ダウンロード株式会社INU（ROOTS 運営）は行政機関ではありません。電話会社の転送サービスの利用料と転送分の通話料は、事業所と電話会社との契約になります。