実地指導(運営指導) 当日チェックリスト DL版 — 児発・放デイ 直前準備の決定版

実地指導(2022年4月から「運営指導」に名称統一)は、児発・放デイの指定権者(都道府県・指定都市・中核市)が事業所の運営状況を実地で確認する制度です。指摘されると改善計画書の提出、最悪の場合は指定取消にもつながるため、直前準備が極めて重要です。本記事では当日までに確認すべき50項目をチェックリスト形式で提示します。

実地指導の流れ

• 【1】指定権者から事前通知(原則1〜2ヶ月前、抜き打ちもあり)
• 【2】指示された書類を事前提出(運営規程・職員配置・利用児童名簿等)
• 【3】当日訪問(半日〜1日、自治体により2日のケースも)
• 【4】書類確認 → 設備確認 → 職員・児発管ヒアリング
• 【5】口頭講評(指摘事項の概要伝達)
• 【6】後日「指導内容通知」が郵送 → 必要に応じて改善計画書提出

【カテゴリ1】人員配置(5項目)

• 管理者の常勤専従配置を確認できる勤怠記録
• 児発管の常勤専従配置を確認できる勤怠記録
• 児童指導員・保育士の有資格者証の写し(全員分)
• 指導員等の配置基準(児発: 児童10名以下に常勤2名以上、放デイ同様)の充足記録
• 基準を超えた配置(加配)を主張するなら、加配職員の勤怠と業務実態の記録

【カテゴリ2】設備・備品(4項目)

• 指定申請時の平面図と現状の一致(壁の撤去・追加など変更があれば変更届の提出が必要)
• 指導訓練室の面積基準(児童1人あたり2.47㎡以上)を満たす測定記録
• 消火器・避難経路図・非常口の設置状況
• 健康診断書の保管(全職員分・年1回)

【カテゴリ3】運営書類(8項目)

• 運営規程(最新版・変更時は変更届を提出済み)
• 重要事項説明書(利用児童ごとに署名済み)
• 契約書(利用児童ごとに2部、事業所控え・保護者控え)
• 利用者負担額の領収書(発行から5年保管)
• 利用児童名簿(現在通所中・退所済みを区分)
• 職員名簿(雇用契約書・労働条件通知書を含む)
• 組織図と業務分掌(役割分担が明確であること)
• 緊急時対応マニュアル(医療機関連絡先・保護者連絡フロー)

【カテゴリ4】個別支援計画(7項目)

• 全利用児童分の個別支援計画(現行版)
• アセスメントシート(計画作成の根拠)
• 保護者同意署名(計画交付時)
• 6ヶ月以内の最新モニタリング記録
• 中間モニタリング(任意だが推奨)の記録
• 計画変更があった場合の変更履歴
• 退所児童の最終モニタリング記録

【カテゴリ5】加算根拠(6項目)

• 算定中のすべての加算の届出書類控え
• 加配加算: 配置職員の勤怠記録(タイムカード)と常勤換算計算シート
• 送迎加算: 運行日誌(出発・到着時刻・乗車児童・運転者・添乗者)
• 専門的支援体制加算: 専門職の勤務実態と実施加算の個別セッション記録
• 処遇改善加算: 賃金改善計画書と賃金台帳
• 欠席時対応加算: 欠席連絡の記録と支援内容(電話相談等)

【カテゴリ6】研修(5項目)

• 法定研修(虐待防止: 年1回以上 / 感染症対策: 年2回以上) の実施記録
• 身体拘束適正化検討委員会(年1回以上)の議事録
• BCP(業務継続計画)の策定と年1回の見直し記録
• 研修参加者名簿と研修内容の概要
• OJT記録(新人職員への教育記録)

【カテゴリ7】健康管理(4項目)

• 児童の健康診断記録(年1回以上)
• 職員の健康診断記録(年1回以上)
• 感染症予防マニュアルと対応記録
• 医療的ケア児を受け入れている場合は、医師指示書と看護師の対応記録

【カテゴリ8】苦情・事故(4項目)

• 苦情受付窓口の明示と苦情処理記録
• 事故報告書(発生時)と再発防止策の検討記録
• ヒヤリハット報告書(事故未満の事案も記録)
• 保護者からの苦情・要望の記録と対応経過

【カテゴリ9】自己評価(4項目)

• 事業所自己評価(年1回以上)の実施記録
• 保護者評価(アンケート等)の実施記録
• 自己評価・保護者評価結果の公表(ウェブサイトまたは事業所掲示)
• 評価結果に基づく改善取組の記録

【カテゴリ10】送迎・安全(3項目)

• 送迎運行日誌(全日分・5年保管)
• 車両点検記録と保険加入証(運転者の運転免許コピー含む)
• 置き去り防止チェック記録(都条例§53準拠の場合は必須)

指摘されやすい上位5項目

• 個別支援計画のモニタリング期日超過(6ヶ月を1日でも過ぎる)
• 加配加算の常勤換算根拠(タイムカード等)が示せない
• 法定研修(虐待防止・感染症)の年間実施回数不足
• 身体拘束適正化検討委員会の議事録不備
• 送迎運行日誌の到着時刻記載漏れ

当日のオペレーション

• 応対は管理者・児発管・経理担当の3名体制(各カテゴリの専門家)
• 書類は事前に「指摘されやすい順」に並べて待機
• 不明点は「持ち帰り確認」と即答 (誤った回答は致命的)
• 指摘事項はその場でメモし、口頭講評で内容を再確認
• 当日中に職員へ概況共有 → 翌日には改善計画書のドラフト作成開始

改善計画書の書き方

指摘事項に対する改善計画書は、通常30日以内に提出を求められます。「指摘事項 → 原因分析 → 改善策 → 実施期日 → 効果測定方法」の5項目を構造化して記載し、再発防止策を具体的に示すことが重要です。曖昧な記述は再指摘や追加調査の原因になります。

日常から備える「平時の運営」

実地指導の直前準備は限界があります。日常から①個別支援計画のモニタリング期日管理、②加算根拠書類の月次整備、③法定研修の年間計画化、④送迎記録のデジタル化、を組織的に進めることで、実地指導が「特別なイベント」ではなく「日常の延長」として対応できる事業所体制になります。