はじめに

他社ソフト・紙からの乗換え完全ガイド

他社ソフトやExcel・紙の台帳からRootsへデータを移す手順と、移行期間中の並行運用の考え方。

こんなときに使います

STEP BY STEP

優先度は ①児童台帳+受給者証 → ②職員 → ③個別支援計画 → ④過去の記録、の順。①②だけで日常運用は始められます。過去の記録は後からゆっくりで大丈夫です。

「設定 → CSV取込」(テンプレートをダウンロードして転記) または「書類一括取込」(他社のCSV・Excel・受給者証の写真をそのまま読み取り)。取込前に必ずプレビューで内容を確認できます。同じ児童 (氏名+生年月日が一致) は重複登録されません。

書類一括取込に雇用契約書 → 職員、個別支援計画書 → 計画、と書類ごとのタブがあります。「設定 → 他社サービスからの移行」のチェックリストに沿って進めると漏れがありません。

移行月は「記録はRoots・請求は旧ソフト」のように役割を分けるのが安全です。請求の切替は月初で区切ってください (例: 4月提供分から Roots で請求)。同じ月の請求を両方から出すことはできません。

切替月は、Rootsの請求画面のエラー・警告をすべて解消したうえで、国保連の簡易入力システムにも同じ実績を入れて金額が一致することを確認してから提出してください。手順は「国保連請求の流れ」マニュアルにあります。

NOTES

件数が多い場合や形式が特殊な場合は、移行代行 (無料) を承っています。CSVをメールで送っていただければ、こちらで取込内容のサンプルを作成してお返しします。

生年月日の列を含まないCSV形式のソフトからの取込は重複判定が効きにくいため、同じファイルを2回取り込まないようご注意ください。