制度の基礎知識
個人情報・記録の保存 — 同意・保存年限・写真の取扱い
児童の発達・家庭状況という機微情報を扱う事業だからこそ、個人情報の同意・記録の保存年限・写真/SNS の取扱いを制度として整えます。運営指導でも確認される領域です。
対象: オーナー対象: 管理者対象: 職員
こんなときに使います
- 個人情報使用同意書の内容を見直したい
- 記録の保存年限と廃棄ルールを決めたい
- 写真撮影・園だより・SNS 掲載のルールを作りたい
STEP BY STEP
操作手順
1
利用開始時に同意を設計する
個人情報使用同意書には、利用目的 (支援・請求・連携)、第三者提供の範囲 (学校・相談支援・医療機関・自治体)、写真の取扱い (施設内掲示・広報・SNS を分けて) を明記し、項目ごとに同意を取るのが丁寧です。
2
記録の保存年限を守る
支援記録・計画・請求根拠などの記録は、サービス提供終了 (契約終了) から5年間の保存が求められるのが一般的です (自治体の条例で異なる場合あり)。退所児童の記録も期間内は廃棄しないでください。
3
職員の秘密保持を担保する
雇用時に秘密保持誓約を取り、退職後も守秘義務が続くことを明示します。SNS への投稿 (児童が特定できる情報・写真) の禁止ルールも就業規則・研修で徹底します。
4
漏えい時の対応を決めておく
書類の紛失・誤送信・不正アクセス時は、被害の把握 → 保護者への通知 → 自治体・個人情報保護委員会への報告 (要件該当時) の順で対応します。連絡網と一次対応者を決めておきます。
5
Roots のセキュリティを活用する
Roots は権限 (ロール) ごとの閲覧制御・操作ログを備え、紙の持ち出しを減らすことが最大の漏えい対策になります。詳細は /security をご覧ください。
NOTES
注意点・ヒント
「連絡帳に他児の名前が写り込む」「送迎表を車内に放置」など、日常のヒヤリが漏えいの主経路です。研修では抽象論より実例で伝えてください。
FAQ
よくある質問
Q. 保護者から「全記録を見せて」と言われたら?
A. 本人 (保護者) からの開示請求には原則応じます。第三者 (他児・他家庭) の情報が混在する部分はマスキングして開示します。
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