毎日の業務
利用受付 — 月次希望の受付・締切・確定・振替・キャンセル待ち
翌月の利用希望を保護者から募り、締切後に枠を確定（finalize）して利用カレンダーへ反映する一連の運用。振替・スポット追加・キャンセル待ちの捌き方も解説。
こんなときに使います
- 翌月分の利用希望をまとめて募りたい（月初〜中旬の定例業務）
- 希望が定員を超えそうで、誰を入れるか調整が要る
- 保護者から振替・追加・キャンセルの申請が来た
準備
事前準備
- 児童マスタに対象児が登録済み（/app/children）
- 各児の受給者証の支給日数を確認済み（/help/guide-recipient-certificate）
- 営業日・定員・時間帯の枠が施設設定で整っている（/app/settings）
STEP BY STEP
操作手順
/app/usage-requests を開き、対象月を選ぶ
上部のセグメント（月次希望 / 振替・スポット / キャンセル待ち）で表示を切り替えます。スマホでは「日付タブ」または「児童ごとのアコーディオン」で、その子の◯×を縦に確認できます（PCでは児童×日付のマトリクス）。
受付を開く（保護者へ希望提出を依頼）
「受付を開始」で、保護者ポータル側に翌月の希望提出フォームが出ます。提出期限（締切日）を設定すると、保護者アプリに締切が表示され、リマインダ通知も飛びます。
提出状況を確認する
提出済み / 未提出が一覧で分かります。未提出の保護者には「催促通知」をワンタップで送れます。締切までに集まった希望が、日付ごとの集計に反映されます。
締切後に枠を調整する（定員チェック）
各日付で希望人数が定員・配置基準を超える場合は赤くマークされます。優先順位（継続利用・通所頻度・きょうだい等の自施設ルール）に沿って、入る子・キャンセル待ちに回す子を決めます。
確定（finalize）して利用カレンダーへ反映
「この月を確定」を押すと、承認した希望が /app/usage-calendar の利用予定として一括反映されます。確定後は保護者に「○月の利用が確定しました」と通知が届きます。
振替・スポット追加を捌く
「振替・スポット」セグメントで、欠席予定→別日への振替や、空き枠へのスポット追加を処理します。受給者証の支給日数を超えないか自動チェックが入ります。
キャンセル待ちを繰り上げる
満員日でキャンセルが出たら「キャンセル待ち」セグメントから繰り上げ。繰り上げると本人の利用予定が立ち、保護者へ「空きが出ました」と通知されます。
入力項目
入力項目の意味
| 項目名 | 必須 | 説明 |
|---|---|---|
| 対象月 | 必須 | 受付・確定の対象となる月。前月のうちに翌月を開くのが基本運用。 |
| 提出締切日 | 必須 | この日を過ぎると保護者は希望を出せなくなる。締切リマインダの基準にもなる。 |
| 日別定員 | 任意 | 施設設定の定員。希望がこれを超えると超過アラート表示。 |
| ステータス | 任意 | 未提出 / 提出済 / 承認 / キャンセル待ち / 確定。 |
NOTES
注意点・ヒント
スマホで作業するときは、児童×日付のマトリクスを横スクロールするより「日付タブ」で1日ずつ、または「児童アコーディオン」でその子の月をまとめて見るほうが速いです。マトリクス全体はPC画面で確認してください。
確定（finalize）すると利用カレンダーへ反映され、保護者へ通知が飛びます。締切前の暫定状態と取り違えないよう、定員調整が終わってから確定してください。
確定後の個別変更（1人だけ振替・追加）は、月をまるごと開き直さなくても「振替・スポット」セグメントから個別に処理できます。
【要確認】支給日数の上限・月の途中変更の取扱いは受給者証と自治体運用に従います。Roots は超過を警告しますが、最終的な可否判断は受給者証の記載で確認してください。
FAQ
よくある質問
Q. 受付を開かずに、こちらで全部入力してもいい？
A. 可能です。保護者提出を使わず、職員が usage-requests または usage-calendar に直接利用予定を入れて確定できます。受付フォームは「保護者に希望を出してもらう」運用のときだけ使います。
Q. 締切後に保護者が「やっぱり追加したい」と言ってきたら？
A. 「振替・スポット」セグメントで個別に追加してください。空きと支給日数の範囲内なら、その場で予定に反映できます。
Q. キャンセル待ちの順番はどう決まる？
A. 繰り上げは手動です。自施設の優先ルール（申込順・継続利用優先など）に沿って職員が選びます。Roots は順番を自動決定しません。
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