毎日の業務

記録担当の割り当て — 今日の連絡帳・支援記録を誰が書くか決める

当日利用する児童ごとに「記録担当」(連絡帳・支援記録を誰が書くか)を決めておく機能です。担当職員のお知らせに通知が届き、記録の取りこぼしを防いで月末の請求締めが止まらないようにします。

この機能を開く (要ログイン)対象: オーナー対象: 管理者対象: 職員

こんなときに使います

今日の連絡帳・支援記録を、児童ごとに誰が書くか事前に決めておきたいとき
「誰が書くはずだったか」が曖昧で、記録が抜けるのを防ぎたいとき
月末の請求締めで「記録・配信」工程が止まらないよう、当日中に記録を揃えたいとき

準備

事前準備

「支援記録・連絡帳(manage_records)」権限を持つアカウント(標準の『一般職員』ロールに含まれています)
本日利用する児童が利用カレンダーに登録されていること
割り当て先の職員が自施設に在籍(利用中)していること

STEP BY STEP

操作手順

支援記録・連絡帳を開く

左メニューの「支援記録・連絡帳」(/app/records)を開きます。「連絡帳」タブに、本日利用する児童のうち連絡帳が未作成の子が『連絡帳未作成 ○名』としてまとまって表示されます。

児童ごとの記録担当を確認する

未作成の児童チップに、記録担当が決まっていれば『・担当 ○○』と担当職員名が並びます。利用カレンダー(/app/usage-calendar)の日ビューでも、児童カードに『担当 ○○』のピルで誰が書くかを確認できます。

担当を決める(1枠につき1人)

記録担当は「施設 × 日 × 児童 × 種別(連絡帳/実績記録)」で1件だけ持てます。同じ日・同じ児童・同じ種別をもう一度割り当て直すと、担当者が新しい職員に更新(上書き)されます。設定・変更には「支援記録・連絡帳(manage_records)」権限が必要です。

担当職員はお知らせで自分の担当を確認する

割り当てられた職員のお知らせ(受信箱)に『本日の記録担当: 〇〇(児童名)』が届きます。児童を指定しない施設全体の割当なら『本日の記録担当です』です。あわせて『連絡帳・支援記録未記入』の状態も表示され、タップすると連絡帳の作成画面へ移動します。

担当の児童の記録を作成する

児童チップをタップして1件ずつ、または『まとめて書く』で連続して連絡帳・支援記録を作成します。保存・公開すると、担当職員のお知らせの表示が『連絡帳・支援記録記録済み』に変わります。職員個人ホームの今日やること(受信箱)にも自分の担当が並びます。

請求の「記録・配信」工程が進むか確認する

請求(/app/billing)の月末締めステッパーは「実績確定 → 記録・配信 → サイン → 加算 → CSV出力 → 国保連へ提出」の順です。『記録・配信』は支援記録が未作成の児童がいる間は完了になりません。担当を決めて当日中に記録を書いておくと、月末に締めが止まりません。

NOTES

注意点・ヒント

記録担当を決めただけでは請求の「記録・配信」工程は完了しません。担当は『誰が書くか』の割り当てであって、記録そのものの代わりにはなりません。実際に連絡帳・支援記録を作成・公開しないと、未作成の児童が残って月末締めが止まります。

記録担当を割り当て・変更するには「支援記録・連絡帳(manage_records)」権限が必要です。標準の『一般職員』ロールにはこの権限が含まれています。自施設に在籍しない職員や、自施設の児童でない子は割り当てできません。

担当を替えたいときは、同じ枠(日×児童×種別)をもう一度割り当て直すだけで上書きされます。児童を指定せず『施設全体』の担当にすると、その日の記録全般をお願いする『本日の記録担当です』の通知になります。

記録担当の割り当ては国保連請求の金額・byte(TI01/TI02/TI03)には一切影響しません。国保連CSVの生成・内容確認は「記録・配信」工程が未完了でも行えます(この工程はあくまで月末運用のガイドです)。

FAQ

よくある質問

Q. 記録担当を決めないと連絡帳は書けませんか？

A. いいえ。記録担当は『誰が書くか』を分かりやすくするための割り当てで、未設定でも連絡帳・支援記録は作成できます。ただし担当を決めておくと、担当職員のお知らせに『本日の記録担当』が届き、書き漏れを防げます。

Q. 担当を割り当てたのに職員のお知らせに通知が出ません。

A. 『本日の記録担当』が出るのは、その職員本人がログインしているときの当日分だけです。日付が当日か、割り当て先が正しい在籍職員か、また既に連絡帳・支援記録が公開済み(この場合は『記録済み』表示)でないかをご確認ください。

Q. 記録担当を割り当てると請求額は変わりますか？

A. 変わりません。記録担当は国保連請求の金額・byteには一切影響しません。影響するのは月末締めの『記録・配信』工程の進み方(記録が揃っているか)だけで、CSVの中身は変わりません。

Q. 担当を別の職員に変えるには？

A. 同じ日・同じ児童・同じ種別(連絡帳/実績記録)をもう一度割り当て直すと、担当者が新しい職員に更新されます。1つの枠につき担当は1人です。

Q. 児童名なしで『本日の記録担当です』と届きました。

A. 児童を指定しない『施設全体』の記録担当として割り当てられています。その日の連絡帳・支援記録全般の記入をお願いする通知です。