出欠・送迎・シフト・監査への備え・職員のセルフサービスまで。運営のすべてを実際の画面でご紹介します。
画面はすべて実際のサービス画面です。クリックすると拡大して確認できます。
ホームには今日の送迎便・来所予定・出欠・記録の残数・未対応タスクが集約されます。朝ここを開いて、上から順に片づければ今日の業務が終わる——そういう構成です。
利用予定から送迎便を自動生成し、車両定員と乗降地点を見ながら調整。運転手がスマホで運行を開始すると、車両の現在地と到着予定が施設の画面に集まり、接近・到着は保護者へ自動通知されます。「今どのあたり?」の電話が、施設からも保護者からもなくなります。
希望収集→調整→確定→配布をひとつの流れで。作りながら人員配置基準の充足が日単位で見えるため、「作った後に基準割れに気づいて作り直す」ことがなくなります。
職員はスマホから出退勤を打刻(GPS付き)。出勤日数・労働時間は月次で自動集計され、加算算定や監査で必要な常勤換算(FTE)まで自動計算されます。
在籍職員の資格・勤務形態・配置状況を一覧管理。誰に何をどこまで見せるかを、機能単位の権限で細かく決められます。
運営指導でチェックされる項目を日々のデータから自動判定し、充足率と「今直すべきこと」を表示します。指導の通知が来てから慌てて書類を揃えるのではなく、日々の運用がそのまま備えになります。
運営指導や自治体提出で求められる書類一式をワンクリックでZIP出力。「前日に徹夜で揃える」作業をなくします。
虐待防止・身体拘束適正化・感染症対策などの委員会開催と法定研修の実施を記録。「開催した証拠が残っていない」という運営指導の典型的な指摘を防ぎます。
法定研修の年間計画と受講記録を職員ごとに管理。未受講者がひと目で分かるため、年度末にまとめて追いかける必要がありません。
発生現場でスマホから写真つきで即時報告。あとで思い出しながら書くのではなく、その場で残すから報告の質と量が上がります。
BCPの作成(テンプレートから作成可)と、火災・地震想定の避難訓練の実施記録を管理。策定義務・訓練義務への対応がここで完結します。
施設内の職員連絡はチャンネル型チャットで。申し送りや共有事項が個人のLINEに流れて消えていく状態をなくし、職員専用の空間に記録として残します。
保護者とのやり取りを受信箱で一覧し、未対応が残っていないかをチームで確認。担当者が休みの日でも、他の職員が状況を見て対応できます。
運営規程・マニュアル・契約書などの施設書類をデジタル管理。「最新版がどれか分からない」「監査で出てこない」をなくします。
施設情報サイト「ROOTS OPEN」に公式ページを無料で持てます。ホームページ制作会社に頼まなくても、写真・紹介文・ブログを施設で編集でき、見学の受付までつながります。
事務所の共用パソコンを前提に設計しています。席を立つときは「交代」ボタンでワンタップロック。センシティブな画面は本人のパスワード再確認がなければ開けません。
今お使いのソフトの画面スクショ・Excel・PDF・紙台帳の写真を投げ込むと、AIが読み取って児童台帳・受給者証・職員名簿に整えます。エクスポート機能のないソフトからでも移れます。